در آینده آرشیو مرکزی سازمان اوقاف به عنوان برترین آرشیوها در سطح کشور شناخته شود و بعد از سازمان اسناد و کتابخانه ملی، دومین مرجع اسناد در راستای تحقیقات و پژوهش‌های دانشگاهی باشد.
به گزارش رسامدیا، در ساختار سازمان اوقاف و امور خیریه قبل و پس از انقلاب اسلامی، سه گزاره حفظ وقف (حفظ‌العین)، افزایش منافع و اجرای نیت واقف بر موقوفات حاکم است؛ گزاره نخست حفظ موقوفات است و در حفظ العین در خصوص اسناد وقفی در دو سال ۱۴۰۰ و ۱۴۰۱ بر روی تک برگی و کاداکستر کار شده است و طبق آمار بر اساس پیش‌بینی‌های صورت گرفته تا انتهای ۱۴۰۲ مسئله اسناد وقفی حل می‌شود.
با توجه به اهمیت تهیه و جمع‌آوری مستندات موقوفات با هدف حفظ اصل موقوفه با امین کرمی، رئیس اداره اسناد سازمان اوقاف و امور خیریه به گفتگو پرداخته‌ایم که شرح آن را در ادامه می‌خوانید.
*لطفاً توضیح مختصری در رابطه با تاریخچه شکل‌گیری اداره کل اسناد و ثبتی سازمان اوقاف بفرمائید.
با عنایت به اینکه، سابقاً کلیه اسناد و سوابق عمل به وقف، پیش از تفکیک اوقاف از وزارت فرهنگ و نیز تشکیل سازمان اسناد در «بایگانی کل اداره اوقاف» نگهداری می‌شد. لازم به ذکر است که «پرونده‌های بایگانی کل اداره اوقاف» حاوی گزارش‌های دریافتی از ادارات کل اوقاف استان‌های کشور، درباره وضعیت و کارایی موقوفات در روستاها، شهرها و مراکز بود که به تهران اعلان می‌شد این بایگانی، با تشکیل «معاونت طرح و بررسی‌ها» در اسفند ماه ۱۳۵۱، هویت منسجم و مستقلی پیدا کرد که متشکل از سه دفتر بود: ۱) دفتر آمار و مهندسی رقبات، ۲) دفتر تمرکز شناسنامه و اسناد اوقافی، ۳) دفتر برنامه‌ریزی.
حال آنکه پس از پیروزی انقلاب اسلامی، در سال ۱۳۶۰، تشکیلات سازمان اوقاف، دگربار دچار تحول شد این دفتر علاوه بر آنکه به دفتر اسناد، آمار و شناسایی موقوفات تغییر نام داد و زیر گروه معاونت عمران و امور اوقافی قرار گرفت و با حذف معاونت طرح و بررسی‌ها از تشکیلات اداری، لذا تکالیف و وظایف «دفتر آمار و مهندسی رقبات» نیز به دفتر مذکور محول گردید و وظایف دفتر جدید به این صورت تغییر یافت.
علی‌هذا با عنایت به مطالب مورد اشاره، دفتر اسناد و شناسایی ستاد سازمان در سال ۱۳۹۱ مجدداً دچار تغییر و تحول در ساختار سازمانی گردید به گونه‌ای که واحد ثبتی از دفتر حقوقی و ثبتی منفک و با دفتر اسناد و شناسایی ادغام و به عنوان اداره کل اسناد و ثبتی تغییر یافت و امروزه با توجه به تغییر ساختار در سازمان تحت عنوان اداره کل اسناد و ثبتی زیر مجموعه معاونت اوقافی، حقوقی و ثبتی فعالیت می‌نماید که علاوه بر انجام وظایف درون تشکیلاتی خود و تعاملات با سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درجهت تثبیت مالکیت موقوفات و سازمان اسناد و کتابخانه ملی را نیز در باب احیا و حفاظت از اسناد موقوفات در ادارات اوقاف و امور خیریه استان‌ها و شهرستان‌ها نیز پیگیری می‌نماید.
لازم به ذکر است اداره کل اسناد و ثبتی شامل ۳ اداره؛ اداره اسناد، اداره ثبتی و اداره آمار و شناسایی می‌گردد.
*وظایف اداره اسناد چیست؟
بنا به مراتب فوق، اداره اسناد به عنوان یکی از ادارات اداره کل اسناد و ثبتی وظایفی دارد که از جمله آنها می‌توان به جمع‌آوری اسناد و مدارک وقفی در کل کشور، انجام امور مرمت اسناد و مدارک وقفی از طریق مراجع تخصصی، پاسخ به استعلامات قضائی و غیر قضائی، انجام امور مربوط به ارزشیابی و تفکیک اسناد ارزشمند از زائد، امحاء و انتقال اسناد طبق دستورالعمل‌های سازمان اسناد و کتابخانه ملی، تهیه فهرستی از اسناد وقفی، انجام خدمات آرشیوی و… اشاره داشت.
لذا فعالیت‌هایی که اخیراً در اداره اسناد صورت گرفته، یکی بحث خاتمه اسکن اسناد و مدارک وقفی است. همانطور که مطرح شد، اسناد و مدارکی که در استان‌ها، شهرستان‌ها و روستاها جمع‌آوری شده بود، در نهایت به اداره اجرایی محل و مناطق ستاد استان ارسال شد و طی برنامه‌ای که بحث دیجیتال‌سازی اسناد و مدارک وقفی مطرح بود، جمع‌آوری و اسکن شدند که خدشه‌ای به اسناد و مدارک وارد نشود و سابقه‌ای از موقوفه و عمل به وقف موجود باشد. این اقدام در سال ۱۳۹۶ شروع شد و در سال ۱۴۰۰ به اتمام رسید که بیش از ۲۰۰ هزار موقوفه حاوی حدود ۱۳ میلیون ۵۰۰ هزار برگ اسکن شد که در نوع خود در خور توجه می‌باشد.
این اسناد اسکن شده شامل تصاویر؛ مدرک وقفیت، مکاتبات، اسناد بودجه، نظریه‌های اداری از شعب ادارات تحقیق و حسابرسی و…. می‌باشد که بر اساس دستورالعمل مربوط به اسکن در سامانه جامع موقوفات و بقاع متبرکه بارگذاری شده است و هر واحد اجرایی و ستادی بنا به سطح دسترسی خود امکان مشاهده و بهره برداری از آن را دارند.
شایان ذکر است که شناسه برنامه خاتمه اسکن که طی سالیان گذشته جهت بارگذاری در سامانه جامع موقوفات و بقاع متبرکه تعریف شده بود به لطف خداوند متعال و با راهنمایی و تدابیر معاونت محترم اوقافی، حقوقی و ثبتی و همچنین مدیرکل محترم اسناد و ثبتی به اتمام رسید و آنچه به صورت روزانه ایجاد می‌شود توسط کارشناسان مربوطه در ادارت اجرایی به صورت کار روزمره قابلیت تحقق را داشته و در حال انجام می‌باشد.
از دیگر وظایف ذاتی که بایستی هر ساله تداوم داشته باشد و اکنون نیز ساری و جاری است و ضرورت امر ایجاب می‌کند که به صورت مستمر پیگیری شود بحث جمع‌آوری اسناد و مدارک وقفی است تا امر تثبیت و احیای حقوق موقوفات بهتر از گذشته تحقق یابد. لازم به ذکر است که تمام این اسناد همانند شناسنامه فردی در جهت اثبات هویت آن می‌باشد که اگر آن فرد فاقد شناسنامه باشد برای اثبات هویت خویش با مشکلات عدیده‌ای روبرو خواهد شد حال آنکه این امر به دو صورت قابلیت تحقق را دارد، یکی اینکه اسناد و مدارک وقفی بعضاً در ادارات و ارگان‌های دولتی و غیر دولتی شهرستان‌ها و مرکز استان‌ها وجود داشته که از طریق کارشناسان ادارات اجرایی در طول سال اقدام به جمع‌آوری شده است و سپس در آرشیو مرکزی سازمان در حال نگهداری و حفاظت می‌باشد و روش دوم اسناد و مدارک وقفی نزد اشخاص حقیقی نیز به انحاء مختلف جمع‌آوری شده است که در نهایت این دسته نیز پس از طی نمودن فرآیندهای امنیتی و حفاظتی سندی، برای نگهداری و محافظت هر چه بهتر از آنها در آرشیو مرکزی سازمان قرار داده می‌شود از طرفی آرشیو مرکزی سازمان از یک سری اصول و استانداردهای مربوطه، ارائه شده از سوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی به عنوان مرجع تخصصی محیا شده است و برابر قوانین و مقررات آنها عمل می‌گردد.
*برای جلوگیری از تعدی به موقوفات چه اقدامی انجام دادید؟
با عنایت به اینکه اسناد و مدارک وقفی مورد بازخوانی قرار گرفته است، بنابراین پس از این اقدام کارشناس ادارات اجرایی اقدام به شناسایی املاک در محل نموده و سپس در صورتی که معارض نداشته باشد اقدام به تثبیت حقوق مالکانه می‌نمایند و دارای معارض باشد از طریق محاکم قضائی با در اختیار داشتن اسناد و مدارک وقفی اقدامات لازم را معمول داشته و سپس اقدام به اخذ سند مالکیت می‌نمایند و در صورتی که علیرغم داشتن سند مالکیت فاقد تصرف توسط متصرفین قانونی باشند، نسبت به رفع تصرف عدوانی آنها مکلف‌اند اقدام نمایند و نقش راهبردی این اداره بدواً در امر بازخوانی و تهیه فهرست جامعی از اسناد وقفی بوده و همچنین ارائه تصمیمات راهبری اسنادی در جهت احقاق حقوق مکتسبه موقوفات می‌باشد.
*برای ارائه اسناد وقفی مثل وقف نامه یا اقرار به وقف و یا مواردی که نزد اشخاص حقیقی یا حقوقی است، چه تمهیداتی در نظر گرفتید؟
با عنایت به قوانین و مقررات آمره موقوفات به دو شق تقسیم می‌شوند، ۱) متصرفی و ۲) غیر متصرفی.
موقوفات غیر متصرفی؛ موقوفاتی هستند که برابر متن صریح وقف نامه و قوانین و مقررات ساری و جاری، متولی موقوفه قرار داده شده‌اند. موقوفات متصرفی، موقوفاتی هستند که برابر بند ۱ ماده ۱ قانون تشکیلات سازمان اوقاف و امور خیریه، متولی این قسم از موقوفات هستند که می‌بایست وفق متن صریح وقف نامه و بالاخص مفاد مواد قانون مدنی در جهت توسعه و احیا موقوفات اقدام نمایند. حال آنکه جهت انجام این امر مهم ابتداً باید با در دست داشتن تصویر سند نسبت به تثبیت موقوفه و در صورت تصرف توسط اشخاص از طریق محاکم قضائی اقدام نمایند که این امر برای مستعدیان حق موقوفات تسهیل و تسریع یافته است تا بتوانند حقوق مالکانه موقوفات را از طریق مراجع قضائی و غیر قضائی اخذ نمایند. مضافاً اینکه از جمله مصادیق تثبیت مالکیت اخذ سند مالکیت به صورت تک برگ می‌باشد تا تصرف اشخاص را در املاک و اموال موقوفات کوتاه نمایند البته نکته حائز اهمیت این است که این امر صرفاً برای موقوفات متصرفی صدق نمی‌کند بلکه موقوفات غیر متصرفی که توسط متولیان امر اداره می‌شود نیز صادق است و در صورت کوتاهی و یا بعضاً قصوری در این خصوص، برابر قانون تشکیلات و اختیارات سازمان اوقاف و امور خیریه، ادارات اجرایی مکلف‌اند نسبت به اخذ حقوق موقوفات اقدام نمایند و نسبت به تضییع حقوق موقوفات جلوگیری کنند.
خاطر نشان می‌سازد؛ از جمله اقدامات اهم این اداره طی سالیان گذشته جمع‌آوری اسناد و مدارک وقفی نزد اشخاص (حقیقی و حقوقی) و نیز در صورتی که اسناد مزبور آسیب دیده باشد و همچنین عنداللزوم نیاز به گندزدایی و مرمت داشته باشد، در جهت حفاظت و حراست از اسناد اقدامات لازم را انجام داده می‌شود تا در مواقعی که اسناد مزبور نیازمند ارائه به مبادی ذیمدخل باشد، تقدیم شود. همچنین لازم به ذکر است که سازمان اوقاف و در زیر ساختار آن این اداره تمهیداتی را در خصوص جمع‌آوری اسناد نزد اشخاص را دارد و اشخاصی که به این سازمان جهت ارائه اسناد وقفی مراجعه نمایند برابر فرآیندهای ابلاغی اقدام می‌گردد.
*در راستای عمل به نیت واقف و اهمیت این موضوع، چه اقداماتی در دستور کار خود قرار داده‌اید؟
همانطور که مستحضرید وقف نامه‌های تنظیمی در ادوار مختلف تاریخی تنظیم شده است که بعضاً با خطوط مختلف تحریر گردیده که نیازمند بازخوانی اسناد توسط کارشناسان مجرب و متخصص در این حوزه بوده است حال اینکه اقداماتی توسط این اداره طی سنوات ماضی صورت پذیرفته، این است که ابتداً تمامی وقف نامه در دهه ۹۰ توسط ادارات اجرایی مورد بازخوانی قرار گرفته و به صورت کاملاً تخصصی اسناد وقفی در سامانه جامع موقوفات و بقاع متبرکه نیز نیات آن درج گردیده است تا ادارات اجرایی به عنوان متولی موقوفات متصرفی و متولیان موقوفات غیر متصرفی بتوانند به سهولت اجرای نیت نمایند و تمامی ابهامات و موانع احتمالی و پیش رو را بر طرف نمایند. البته شایان ذکر است که قبل از اجرای نیت، ابتداً می‌بایست املاک و اموال واقف خیراندیش شناسایی گردیده و سپس عایدات حاصله از آن در جهت مصارف معینه هزینه گردد؛ که این امر با در دسترس بودن اسناد و مدارک وقفی و بازخوانی آن و سپس شناسایی در محل صورت می‌گیرد.
حال آنکه اخیراً با تدابیر و توصیه‌های نماینده محترم ولی فقیه و ریاست سازمان وفق قانون تشکیلات و اختیارات سازمان اوقاف و امور خیریه و نیز سایر قوانین آمره اقدام به تنظیم تفاهم نامه‌هایی در راستای تسهیل و تسریع در تثبیت و توسعه حقوق موقوفات نموده است که ایشان این اقدامات را از مصادیق حفظ عین موقوفات دانسته و نهایت امر موجب بقا عین موقوفه، افزایش عایدی و اجرای امینانه نیات واقفین خیراندیش می‌باشد.
علی‌هذا با توجه به تفاهم نامه تنظیمی با سازمان اسناد و کتابخانه ملی موجب شده است که تبادل اطلاعات اسنادی برابر اصول و استانداردها صورت پذیرد تا در حفاظت و حراست از اسناد و مدارک وقفی موقوفات را بهتر از قبل عمل گردد.
همچنین با توجه به راهنمایی‌ها و تدابیر ریاست محترم سازمان، در آینده شاهد این امر خواهیم بود که آرشیو مرکزی سازمان اوقاف و امور خیریه به عنوان برترین آرشیوها در سطح کشور شناخته شود و بعد از سازمان اسناد و کتابخانه ملی، دومین مرجع اسناد در راستای تحقیقات و پژوهش‌های دانشگاهی و همچنین نگهداری اسناد قرار گیرد.
